Zoomで事例検討をするときのポイント

今回の記事は、Zoomで事例検討会をするときの準備等の内容になっています。

先日、Zoomで事例検討会のホストをしましたので、
その際の経験から書かせていただきますね。

「次はオンラインでしようよ、Zoomとかで準備して」といきなり言われたとき、
参加はしたことはあるけど、自ら準備したことがない・・・・どうしよう・・・
こんなことはありませんか。

事前準備、ホストとヘルパーの役割がわかると、慌てず事例検討会が開催できたので、
そのポイントを書いておきます。

事前準備にすること

開催準備は、開催日時・時間、時間割の設定、役割分担、メンバーの出席の確認、
事前資料の配布は、対面と同じように必要になります。

人数の確認は、対面では部屋の準備のため必要でしたが、Zoomの場合も契約内容によって、
人数の制限があるので、出欠確認はしたほうがいいですね。
「伝助」「調整さん」などの無料アプリを使用することをおすすめします。

また、対面の場合は当日に、事例資料が配布されてもなんとかディスカッションが進みますが、
Zoomなどの場合は、事前に余裕をもって資料を配布しておいたほうがいいですね。

90分以上かかると、画面をみているのに疲れてきます。
また、オンライン開催の最大のメリットが、何時でもどこからでも参加できることですので、
「この時間だけなら参加できる」という方々いるからです。

予定時間内で終われるようにするためにも事前準備が大切になりました。

役割分担

対面で行う場合は、司会者、書記だけでよかったのですが、
Zoomで行う場合は、開催者（ホスト）、ヘルパー、書記と役割分担することがおすすめです。
書記はヘルパーが兼ねてもよいので、実際のホストとヘルパーの役割をお伝えしますね。

図にすると上記のようになります。

ホスト（開催者）役割

ホストは、事例検討会自体のファシリテーターになります。
ホストが気を付けておくことは、強めのリーダーシップをもつこと、テーマから外れないように
適宜修正すること、多くの人がディスカッションに加われるように配慮することですね。

対面の場合は、多くのメンバーの雰囲気によって進行していくところがあります。
しかし、Zoonなどでは、少し強めのリーダーシップを持って進めていく必要があります。

ディスカッションがテーマからそれたりしそうになったときは、修正も必要になります。

例えば、1人の人がテーマかたずれて長く話し始めたときなど、
その人には周りの雰囲気が伝わらないので、なかなか自分では気づけないことがあります。
そのときは、「興味深い意見ですね」などとタイミングよく入っていき、
「誰々さんに、この件について○○の視点からおききしましょう」など、
テーマに戻れるように、ディスカッションをつなげていくといいですね。

このようにすると、多くの人がディスカッションに加われるようになりました。

配慮したいのは、ホストはしゃべりすぎないようにすることです。
質問にホストが答えてしまうとかは避けたいですね。
なぜなら、答え合わせのようになってしまいやすいからです。

ルールをアナウンスしたり、意見をまとめたりして、ディスカッションを導いていくことです。
事例には個人情報が含まれていますので、スクリーンショットや録音はしないように、
終了後は各自でシュレッターしてもらうように伝えることも忘れずにしたいですね。

また、参加メンバーがミュートにしたり、名前の変更をしたり、
画面を共有したりできるようにサポートすることがホストには求められます。
基本的なZoomの操作には慣れている方がホストをしたほうがいいですよ。

ヘルパー（サブの役割）

ヘルパーはホストが困ったときに、質問に答えたり、ディスカッションが活発になるように助けたりします。
上手く接続できないとか、何かトラブルがあったメンバーのテクニカル面のサポートをしてもらえると
安心です。

ホストと役割がかぶるから、ヘルパーは別にいらないんじゃない・・・
そんな意見をおききすることがあります。

確かに、進行はホスト1人で大丈夫です。
しかし、ホストのネット環境が急にわ悪くなることもあります。
Zoomでヘルパーを共同ホストに設定していないと、全体が途切れてしまうこともありえるんです。

出欠確認もぜひヘルパーでしましょう。Zoomは出入りが自由にできる特徴もあるので、
出席者を把握するには、ホストと別の人がしたほうがスムーズですよ。

Ｚｏｏｍの準備

Zoomは無料でも使用ができますが、無料版で3人以上でしようすると40分までの制限があります。
そのため、メンバーで一人は有料版を使用している必要があります。
ちなみに、有料版は月1,600円程度です。

開催担当者（ホスト）は、有料版を使用しておいたほうがいいですね。
Zoom予約後、メンバー全員に、ZoomミーティングURL、ID、パスワードをお知らせしましょう。

事例検討会の最初と最後の工夫

Zoomでは、すぐに本題にはいるより、少しだけアイスブレイクの時間を持つことをおすすめします。

久しぶりの人や、はじめての人が入っていたり・・・。
いきなり本題に入ると緊張感があり、意見がでにくいこともしばしばです。

そこで、はじめの5分程度でいいので、アイスブレイクの時間を持つと、
Zoomの場がなごみます。

また、最後に「今日はこれで終わりです」と伝えたあと、無言で退室したら少し寂しいですよね。
ぜひ、最後はミュートをはずして、一言しゃべってもらいましょう。
「ミュートをはずして、それぞれ挨拶して退室しましょう」などお伝えするとよかったですよ。

もし、開催側が退室せずに残って話す場合は、○○さんは残っていただいて、皆さんは退室をお願いします、
とお伝えしてくださいね。

まとめ

今回はZoomで事例検討会をするさいのポイントについてお伝えしました。

事前準備、役割分担を行い、余裕をもって開催していきたいですね。

対面が難しくて、事例検討会ができていない・・・
そんな方は、ぜひ、あなたからZoomでの開催を提案してみてください！
きっと、メンバーの皆さんも喜ばれますよ。